Jak wybrać odpowiedni system ERP dla biura rachunkowego?

Praca w biurze rachunkowym wymaga doskonałej organizacji, porządku, znajomości przepisów i staranności. Jednocześnie jest sporo czynności powtarzalnych, które wykonywane ręcznie zajmują sporo czasu. Dlatego też warto pomyśleć o ich automatyzacji, a w tym pomoże profesjonalny system ERP.

Program księgowy jest podstawowym narzędziem, z jakiego korzysta się w biurze rachunkowym. Może być to samodzielne oprogramowanie, a może być jednym z modułów systemu ERP. Dlaczego warto wziąć pod uwagę drugą opcję?

System ERP dla lepszego funkcjonowania biura rachunkowego

System ERP jest specjalistycznym rozwiązaniem informatycznym służącym do zarządzania i monitorowania wszystkich procesów biznesowych, jakie dotyczą danej firmy, niezależnie od tego, w jakiej działa branży. Oprogramowanie składa się z modułów, a wprowadzane i przetwarzane w nich dane trafiają do jednej wspólnej bazy. Dla biura rachunkowego oznacza to, że wszyscy pracownicy firmy mają wgląd do tego, co wprowadzili pozostali. Nie muszą więc niczego szukać lub kontaktować się z pracownikami innych działów, by znaleźć informację bądź dokument, jakiego poszukują. Dobre systemy ERP pozwalają wiele czynności uprościć i zautomatyzować, zwiększyć wydajność i efektywność pracy. To znacząco wpływa na komfort księgowych i pozytywne opinie wśród klientów. Jak wybrać takie oprogramowanie, które pozwoli taki rezultat uzyskać?

Jak wybrać system ERP dla biura rachunkowego?

Przede wszystkim należy zidentyfikować potrzeby firmy. Systemy ERP bardzo się między sobą różnią i trzeba zastanowić się, czy wybrany program zawiera wszystko, co jest potrzebne. Ma mieć funkcje niezbędne do prowadzenia pełnej księgowości. Ważne są też rozrachunki i rozliczenia, a także możliwość wysyłania dokumentów do urzędów jak JPK i eDeklaracje. Ponadto liczy się wspomniane zautomatyzowanie przy tworzeniu i wypełnianiu wniosków, naliczaniu wynagrodzeń, czy składek. To nie tylko usprawni prace, ale pomoże wyeliminować ewentualne błędy.

Przepisy prawne nieraz się zmieniają, a zamiast nieustannie je śledzić, warto upewnić się, że program będzie od razu do nich dostosowany i za każdym razem, kiedy będą zmiany, dostarczane są aktualizacje. To także oszczędność czasu.

Praca księgowego może być wykonywana spoza siedziby biura, dlatego dobrze, by system ERP pozwalał na pracę zdalną. Dzięki temu można mieć dostęp do danych z dowolnego miejsca i o dowolnej porze.

Część programów posiada specjalny panel dla kontrahentów. Klienci umieszczają tam wszystkie dokumenty i kontaktują się z pracownikami biura. To duża wygoda i ułatwienie dla obu stron. Klient szybko może przesłać wszystkie faktury i rachunki, a księgowy może je szybko zaksięgować, zareagować w razie nieprawidłowości.  

Jeszcze przed wdrożeniem warto się upewnić, że system ERP jest konfigurowalny i można będzie dodawać kolejne moduły i funkcje. Chociaż biuro rachunkowe ma stałe obowiązki, w przyszłości może się okazać, że w programie przydałoby się coś jeszcze.

Wszelkie materiały promocyjno-reklamowe mają charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowią one podstawy do wzięcia udziału w Promocji, w szczególności nie są ofertą w rozumieniu art. 66 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (Dz. U. 2020, poz. 1740 z późn. zm.).