Czym jest faktura proforma? Kiedy się ją stosuje?

Faktura proforma, wbrew swojej nazwie, nie jest dokumentem księgowym. Pełni głównie funkcję informacyjną. Pomimo tego kontrahenci sięgają po nią bardzo często. Co warto wiedzieć na jej temat?

Faktura proforma – co to jest?

Osoby, które zastanawiają się, jak powinna wyglądać faktura proforma, najpierw muszą zapoznać się z jej definicją. Otóż, jest to dokument, po który na co dzień chętnie sięgają przedsiębiorcy. Pomimo nazwy, faktura proforma w rzeczywistości nie jest fakturą – nie pojawia się także w aktualnie obowiązujących przepisach prawnych. Co za tym idzie – nie trzeba jej księgować, rozliczać i ujmować w ewidencji księgowej. Nie stanowi ona oficjalnego dokumentu, który potwierdzałby sprzedaż i stanowiłby podstawę do uiszczenia podatku.

Osoby, które chcą dokonać formalności, powinny wystawić właściwą fakturę za sprzedaż usługi lub towaru – ten dokument będzie stanowił podstawę ujęcia kosztu i przychodu.

W jakim celu stosuje się fakturę proforma?

Faktura proforma to dokument o charakterze informacyjnym, którego używa się w celu przedstawienia dokładnych kosztów transakcji. Dzięki niej klient może zapoznać się z dokładną kwotą, terminem płatności, danymi wystawców faktury oraz szczegółami dotyczącymi transakcji.

Z racji tego, że faktura proforma jest niezobowiązującym dokumentem, to od decyzji klienta będzie zależało odrzucenie lub zaakceptowanie zawartych w niej warunków. Fakturę proforma często traktuje się także jako podstawę do uzyskania przedpłaty lub zaliczki na realizację danego zlecenia.

Pracujesz na umowie zlecenie? Sprawdź, czym jest rachunek do umowy zlecenia.

W jakich sytuacjach można wystawić fakturę proforma?

Pomimo tego że faktura proforma nie jest dokumentem księgowym, to jednak można wskazać sytuację, w których sprawdza się bardzo dobrze. Najczęściej stosuje się ją w celu:

• przedstawienia oferty handlowej – tak, aby kontrahent mógł zapoznać się ze szczegółowymi warunkami transakcji,
• udzielenia informacji o dokładnych kosztach związanych z transakcją,
• pobrania zaliczki od kupującego – dopiero po opłaceniu proformy transakcja zostanie zrealizowana,
• przypomnienia o terminie zapłaty,
• wezwania do zapłaty za przyszłą usługę lub sprzedaż (sprawdź, czym jest wezwanie do zapłaty na stronie: https://www.portalkadrowy.pl/materialy-partnerow/czym-jest-wezwanie-do-zaplaty-i-jak-je-napisac-24026.html)

Jakie informacje zawiera faktura proforma?

Wystarczy pierwszy rzut oka, aby przekonać się, że jeśli chodzi o wygląd, faktura proforma w niczym nie różni się od tradycyjnej faktury VAT. Jedynie w jej tytule pojawia się dopisek proforma.

Z racji tego, że faktury proforma nie pojawiają się w aktualnie obowiązujących przepisach, ich treść i wygląd zależy od indywidualnych ustaleń pomiędzy stronami transakcji. Na fakturze proforma z reguły znajdują się jednak następujące informacje:

• tytuł faktury,
• numer identyfikacyjny,
• data i miejsce wystawienia,
• szczegóły dotyczące towaru lub usługi,
• wartość sprzedaży netto i brutto,
• stawka VAT,
• całość kwoty do zapłaty,
• termin realizacji,
• termin płatności,
• dane osobowe sprzedawcy i klienta.

artykuł sponsorowany

Wszelkie materiały promocyjno-reklamowe mają charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowią one podstawy do wzięcia udziału w Promocji, w szczególności nie są ofertą w rozumieniu art. 66 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (Dz. U. 2020, poz. 1740 z późn. zm.).