Strażnik faktur czy doradca biznesowy? Nowa rola księgowych w zmieniającym się świecie finansów

Branżę usług księgowych czeka wielka rewolucja, a jej pierwsze sygnały już widać. Obecnie księgowy koncentruje się na porządkowaniu faktur, wpisywaniu ich do systemu księgowego, rozliczaniu należności firm, sprawdzaniu i analizowaniu rachunków oraz innych danych księgowych, a następnie wyliczaniu podatków i sporządzaniu raportów. Wcześniej przedstawiciele tego zawodu postrzegani byli jako “strażnicy faktur”, co oznaczało, że kontrolowali tylko formalny aspekt dokumentacji. Obecnie oczekuje się od nich opieki nad całym obszarem związanym z finansami. Czy cyfryzacja wpłynie na konieczność zmiany kompetencji księgowych? Czy zmieni się postrzeganie tego zawodu?

Wielu księgowych, kształconych według obecnych standardów, nie dostrzega zmieniających się wymagań rynku i postępujących zmian technologicznych. Pochłonięci codziennymi obowiązkami, często nie zauważają rozwoju technologii i nie zdobywają nowych umiejętności.

Jakie są możliwości? 

Cyfrowe narzędzia wykorzystujące sztuczną inteligencję będą pobierały dane z innych systemów i automatycznie generowały raporty. Technologie te umożliwią odciążenie specjalistów od powtarzalnych zadań, ale jednocześnie spowodują redukcję miejsc pracy w działach księgowych. Równolegle z automatyzacją obsługi danych pojawi się zapotrzebowanie na inny zakres wsparcia – doradztwo biznesowe. Księgowi będą współpracowali z zarządami i działami operacyjnymi, udzielając wsparcia w wyjaśnianiu danych finansowych. Wzrośnie wtedy ich znaczenie i pojawi się szansa na udział w podejmowaniu decyzji strategicznych. 

Automatyczne przesyłanie danych pomiędzy systemami, umożliwi szybkie księgowanie, a co najważniejsze będzie się to dokonywało na bieżąco. Obecnie dokumenty trafiają do działu księgowego nawet po miesiącu. Taki stan rzeczy przekłada się na brak kontroli nad kosztami, wynikiem firmy oraz opóźnia proces decyzyjny. Przetwarzanie dokumentów w czasie rzeczywistym to ogromna zmiana w branży księgowej. Każda firma będzie mogła obserwować wyniki i reagować na nie w czasie rzeczywistym. Ponadto technologie, jakie będą do dyspozycji w przyszłości, umożliwią przeprowadzanie szczegółowych analiz danych historycznych, co umożliwi przewidywanie przyszłych trendów i zagrożeń. Rola księgowego przesunie się z ewidencji przeszłości na kreowanie przyszłości. 

Przyszłe systemy księgowe oparte na narzędziach sztucznej inteligencji będą wykonywać powtarzalne prace bez udziału człowieka. Księgowy na podstawie otrzymanych raportów będzie odpowiadał za pomoc zespołom operacyjnym w wypracowaniu sposobów na zwiększenie rentowności. Będzie też aktywnie kreował strategię rozwoju firmy.

A jak jest?

W tym momencie niewielu księgowych znajduje czas na analizy, przegląd danych i wnioskowanie z nich. Pracownicy działów sprzedaży, logistyki czy produkcji często podejmują decyzje na podstawie informacji sprzed miesiąca, co powoduje błędy albo mniejsze możliwości. W nowym modelu księgowy pomoże przeanalizować dane sprzedaży, sprawdzi wydajność produkcji, przypilnuje kosztów, zredukuje wysokość zapasów czy pomoże zaplanować zatrudnienie.

Niektórzy księgowi nie czekają na zmianę i na to, że ktoś ich przeszkoli i przekaże nowy zakres obowiązków. Sami zaczynają brać udział w planowaniu budżetów, podejmowaniu decyzji inwestycyjnych oraz kontroli kluczowych wskaźników biznesowych. 

Kompetencje miękkie

Drugim obszarem, jaki przejdzie swoistą reformę, jest rozwój kompetencji miękkich. Mowa tutaj o umiejętności komunikacji, prezentacji, asertywności i pewności siebie. Istotną cechą będzie umiejętność prezentacji danych w sposób zrozumiały dla osób nietechnicznych, otwartość na dialog z innymi komórkami firmy oraz patrzenie z perspektywy zarządu, inwestorów czy też klientów.

To właśnie dzięki połączeniu znajomości biznesu z wiedzą finansową księgowi mogą w pełni uczestniczyć w procesach decyzyjnych. Rozumiejąc branżę, w której działa firma, mogą oferować rozwiązania, które nie tylko wesprą zarządzanie kosztami, ale również przyniosą wartość dodaną i pomogą zbudować przewagę konkurencyjną.

Kompetencje przyszłości

Od pewnego czasu współpracuję z księgowymi w zakresie rozwoju kompetencji przyszłości. Naszym celem jest przejście z roli głównego księgowego w rolę dorady biznesowego. Po trzech miesiącach szkolenia zauważyłam, jak dużą wartość księgowi zaczęli wnosić wspierając dyrektorów sprzedaży, produkcji i marketingu. Zespoły sprzedaży zmniejszyły stany magazynowe (obniżając tym znacznie koszty firmy), zespoły produkcji podniosły wskaźnik rotacji zapasów, a marketing zrezygnował z dwóch nieskutecznych kampanii sprzedażowych oszczędzając 30 tys. zł.

Podane przykłady pokazują, że mamy już pierwszych księgowych, którzy zaczęli wchodzić w nową rolę, a efekty tego zaskakują nie tylko zarządy firm, ale również samych zaangażowanych w ten proces księgowych.

Najtrudniejsza do przeprowadzenia była zmiana przekonań. Księgowi nie wiedzieli czy mają  prawo do wypowiadania się jak powinna działać firma, obawiali się też reakcji kolegów i koleżanek z innych działów. Spowodowało to też nieplanowane zdarzenia polegające na zbudowaniu w księgowych poczucia wpływu na rozwój firmy, większej integracji z innymi zespołami i podniesienie satysfakcji z wykonywanej pracy. Zmiana ta była poprzedzona wprowadzeniem automatyzacji procesów księgowych, które pozwoliły na eliminację żmudnych i nic nie wnoszących prac, takich jak segregowanie dokumentacji, skanowanie i umieszczanie w odpowiednich folderach. Bez uwolnienia czasu księgowi nie będą mieli czasu na zmianę ich roli, a tym samym na migrację w kierunku zawodu doradcy biznesowego. 

Żyjemy w ciekawych czasach rozwoju nowoczesnych technologii i zmian w zakresie zawodu księgowego. Mamy ogromną szansę na wzrost znaczenia wartości księgowych w procesach gospodarczych, a tym samym na zwiększenie prestiżu zawodu księgowego.

Autorką artykułu jest Anita Gołębiewska, CEO Hive Tax Sp. z o.o.

***

Anita Gołębiewska – Liderka z ponad 20-letnim doświadczeniem w branży księgowej, które zdobywała prowadząc księgowość międzynarodowych korporacji oraz rekrutując i zarządzając zespołami liczącymi kilkadziesiąt osób. Współtworzyła spółki SuperKsięgowa S.A i CashDirector S.A odpowiadała za wdrożenie usługi mOrganizer w mBanku.

Zbudowała OSCBR jedną z największych sieci księgowych. Przez 6 lat pełniła funkcję Dyrektora Zarządzającego Ogólnopolskiej Sieci Certyfikowanych Biur Rachunkowych (OSCBR), gdzie była odpowiedzialna za nadzór operacyjny, współpracę ze strategicznymi partnerami oraz dynamiczny rozwój sieci. Obecnie sieć zrzesza ponad 3000 biur rachunkowych w całym kraju.

Pomysłodawczyni i autorka innowacyjnych programów edukacyjnych, takich jak Ogólnopolskie Cyfrowe Rewolucje Księgowe oraz „Bądź Gotowy na KSeF” pod patronatem honorowym Ministerstwa Finansów. Jej pasją jest nieustanne dążenie do podnoszenia standardów i innowacyjności w branży księgowej.

Mentorka w Sieci Przedsiębiorczych Kobiet, Członkini Rady Programowej w Wyższej Szkole Przedsiębiorczości i Administracji, Niezależna Licencjonowana Trenerka i Mówca Motywacyjny John Maxwell Team, certyfikowany mentor i coach business EMCC.

W 2024 roku ukończyła studia podyplomowe na Akademii Leona Koźmińskiego na kierunku Lider Innowacji, co dodatkowo wzbogaciło jej kompetencje w zakresie zarządzania innowacjami.

Wszelkie materiały promocyjno-reklamowe mają charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowią one podstawy do wzięcia udziału w Promocji, w szczególności nie są ofertą w rozumieniu art. 66 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (Dz. U. 2020, poz. 1740 z późn. zm.).