Outsourcing wprowadzania danych – kiedy warto, a kiedy lepiej robić to samemu?

Wprowadzanie danych może wydawać się prostą formalnością. Do czasu, aż zacznie pochłaniać więcej zasobów niż przynosi korzyści. W tym artykule pokażemy, kiedy opłaca się robić to samemu, a kiedy lepiej zdać się na outsourcing. Zwłaszcza jeśli zależy Ci na bezpieczeństwie, czasie i skuteczności. Sprawdź, które rozwiązanie jest lepsze dla Twojej firmy.

Wprowadzanie danych, co to takiego i jak ułatwia codzienną pracę?

Wprowadzanie danych to proces przekształcania informacji zawartych w dokumentach papierowych lub plikach źródłowych w uporządkowane dane cyfrowe. 

Obejmuje nie tylko samo skanowanie, ale także przypisywanie dokumentom odpowiednich informacji, takich jak nazwy, daty, numery czy kategorie. Dzięki temu dane mogą być łatwo wyszukiwane, analizowane i wykorzystywane w systemach informatycznych firmy.

Dobrze uporządkowane dane znacząco usprawniają codzienną pracę zespołów. Pracownicy nie muszą tracić czasu na ręczne przepisywanie informacji ani szukanie dokumentów w segregatorach czy folderach. Dostęp do danych jest szybszy, a ryzyko błędów mniejsze. To szczególnie ważne w działach administracji, księgowości, kadr czy obsługi klienta, gdzie liczy się precyzja i sprawny obieg informacji.

Wprowadzanie danych porządkuje procesy i zwiększa efektywność pracy. Pozwala lepiej zarządzać informacją, skraca czas realizacji zadań i ułatwia podejmowanie decyzji. Dla wielu firm jest to pierwszy krok do dalszej automatyzacji i usprawnienia codziennego funkcjonowania.

Samodzielne wprowadzanie danych, kiedy jest opłacalne?

Pozornie może się wydawać, że wprowadzanie danych to proste zadanie. Wystarczy tylko zeskanować dokumenty. W praktyce każdy dokument trzeba nie tylko zeskanować, ale też odpowiednio opisać, przypisać do właściwego działu lub procesu, a na końcu zadbać o jego bezpieczne przechowywanie w formie cyfrowej. To wymaga czasu, precyzji i odpowiedniego przygotowania. 

Aby  wprowadzanie danych  było prawidłowe, potrzebny jest sprzęt dobrej jakości, system do katalogowania plików i przede wszystkim znajomość zasad ochrony danych osobowych. W przypadku dokumentów zawierających wrażliwe informacje, takich jak dane pracowników, klientów czy kontrahentów, dochodzi jeszcze odpowiedzialność prawna. 

Dlatego samodzielne wprowadzanie danych ma sens tylko w niektórych sytuacjach:

• gdy firma przetwarza niewielką ilość dokumentów, które nie zawierają danych osobowych, 
• gdy mowa jest o wprowadzaniu dokumentów wewnętrznych, takich jak notatki ze spotkań,
• kiedy ma na to wystarczająco dużo czasu i zasobów wewnętrznych. 

W pozostałych przypadkach warto przemyśleć, czy nie lepiej przekazać to zadanie specjalistom. Zwłaszcza że takie działanie może oszczędzić czas i pieniądze.

Outsourcing wprowadzania danych, dlaczego tak wiele firm wybiera to rozwiązanie?

Outsourcing wprowadzania danych to dla wielu firm sposób na zdjęcie z siebie odpowiedzialności za czasochłonny i wymagający proces. Zamiast angażować własnych pracowników w żmudne zadania, przedsiębiorcy mogą skupić się na rozwoju biznesu, sprzedaży i obsłudze klientów. 

Zewnętrzne firmy specjalizujące się we wprowadzaniu danych, takie jak EkoAkta, realizują te procesy na co dzień. Dzięki doświadczeniu, odpowiedniemu zapleczu technicznemu i jasno określonym procedurom są w stanie pracować szybciej, dokładniej i bezpieczniej. 

EkoAkta od lat wspiera przedsiębiorstwa z różnych branż na terenie całego kraju. Zarówno duże organizacje, jak i średnie oraz mniejsze firmy, które potrzebują elastycznych rozwiązań dopasowanych do skali działalności.

Outsourcing szczególnie dobrze sprawdza się tam, gdzie dokumentów jest dużo lub gdy zawierają one dane osobowe, finansowe czy kadrowe. To także dobre rozwiązanie dla firm pracujących z dokumentacją wielkoformatową: mapami, planami budowy czy dokumentacją techniczną, gdzie liczy się precyzja i wierne odwzorowanie każdego szczegółu. W takich przypadkach samodzielne działania często generują więcej problemów niż korzyści.

Jeśli zależy Ci na budowaniu konkurencyjności, outsorcing jest jednym z elementów, które ją tworzą. Wystarczy 15-minutowa rozmowa telefoniczna ze specjalistami takimi, jak pracownicy EkoAkta, aby ocenić potrzeby Twojej firmy.

Jesteśmy na  Google News. Dołącz do nas i śledź  Silesion.pl  codziennie. Obserwuj Silesion.pl!

Wszelkie materiały promocyjno-reklamowe mają charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowią one podstawy do wzięcia udziału w Promocji, w szczególności nie są ofertą w rozumieniu art. 66 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (Dz. U. 2020, poz. 1740 z późn. zm.).

O autorze