Od kiedy e-Doręczenia staną się obowiązkowe w firmach?

Część firm w Polsce korzysta już z systemu do e-Doręczeń. Od 1 stycznia jest to wymagane dla wybranych grup, a już niedługo obowiązek obejmie kolejne grupy przedsiębiorców. Jest to kolejny krok w kierunku cyfryzacji tego sektora. Reforma zmierza do tego, by cała komunikacja na linii przedsiębiorcy – administracja państwowa odbywała się przez Krajowy System Doręczeń Elektronicznych. Wyjaśniamy, jak działają nowe rozwiązania i jakie korzyści przyniosą dla jednoosobowych działalności gospodarczych.

Czym jest skrzynka do e-Doręczeń?

Skrzynka do e-Doręczeń działa na podstawie ustawy o doręczeniach elektronicznych i stanowi cyfrowy odpowiednik listu poleconego z potwierdzeniem odbioru. Należy pamiętać, że nie jest po prostu kolejnym adresem mailowym.
Chociaż adres do e-doręczeń działa podobnie, nie można założyć go na przypadkowym portalu. Ze względu na bezpieczeństwo użytkowników i poufność danych przesyłanych tą drogą, firmy uprawnione do świadczenia usług e-Doręczeń muszą mieć status Kwalifikowanych Dostawców Usług. Obecnie posiada go 5 firm udostępniających usługę rejestrowanego doręczenia elektronicznego:

• Asseco Data Systems S.A.
• Autenti sp. z o.o.
• KFJ Inwestycje Sp. z o.o.
• Poczta Polska S.A.
• Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych S.A.

Jak podkreśla Karolina Kasprzyk, Księgowa i ekspert podatkowy z firmy CashDirector S.A.

• Kwalifikowana usługa e-Doręczeń jest prawnie równoważna z przesyłką poleconą za potwierdzeniem odbioru, daje gwarancję poufności i bezpieczeństwa oraz zapewnia ważne dowody wysłania i otrzymania korespondencji. Ma to szczególne znaczenie w kontaktach z urzędami skarbowymi i innymi organami podatkowymi, gdzie liczy się terminowość, bezpieczeństwo przekazywanych danych oraz możliwość udowodnienia momentu doręczenia dokumentów. Z punktu widzenia właścicieli JDG sporym udogodnieniem jest to, że tak ważna korespondencja trafia wprost do dedykowanej skrzynki, bez ryzyka jej zagubienia czy opóźnień w dostarczeniu.

Harmonogram wprowadzenia e-Doręczeń dla JDG

Dla nowych firm, zarejestrowanych po 1 stycznia 2025 roku, zakładanie adresu do e-Doręczeń jest już obowiązkowe i odbywa się równolegle z rejestracją w CEIDG. Z kolei firmy działające już przed tą datą zostaną objęte wspomnianym obowiązkiem od 1 października 2026 roku. Wyjątkiem są przedstawiciele zawodów zaufania publicznego, którzy mieli czas na wdrożenie e-Doręczeń do 1 kwietnia 2025 r.

Warto zwrócić uwagę na inny ważny wyjątek – właściciel firmy zarejestrowanej przed końcem 2024, który po 30 czerwca 2025 złoży wniosek o zmianę we wpisie CEIDG, musi razem z nim założyć adres do e-Doręczeń. Zdaniem Karoliny Kasprzyk:

• Oznacza to, że część przedsiębiorców może być zaskoczona, że nagle muszą zakładać skrzynkę do e-Doręczeń, o której wprawdzie słyszeli, ale liczyli na odległy termin, przypadający zgodnie z harmonogramem na 1 października 2026 roku. Dlatego tak ważna jest dobra komunikacja z księgowym, który może i powinien poinstruować klienta o tego typu dodatkowych obowiązkach.

Jak założyć adres do e-Doręczeń dla firmy?

Prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą założą adres do e-Doręczeń:

• przez portal biznes.gov.pl
• za pośrednictwem strony https://www.gov.pl/web/gov/uzyskaj-adres-do-e-doreczen-u-publicznego-dostawcy-uslugi-e-doreczen (przedstawiciele zawodów zaufania publicznego)

Aby założyć skrzynkę do e-Doręczeń, konieczne jest przesłanie wniosku przez wskazany portal i podpisanie go drogą elektroniczną np. profilem zaufanym. Wniosek można złożyć osobiście lub przez pełnomocnika. Można także ustanowić w nim administratora skrzynki, czyli osobę, która będzie miała do niej dostęp – domyślnie jest nim właściciel firmy. Zdaniem Karoliny Kasprzyk:

• Z punktu widzenia praktyki księgowej zdecydowanie rekomenduję, aby w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej to właściciel firmy pełnił rolę administratora skrzynki e-Doręczeń. Trafiają tam najważniejsze pisma z urzędów – wezwania, decyzje, zawiadomienia o kontrolach. Często są one związane z konkretnymi terminami, a ich przeoczenie może skutkować realnymi konsekwencjami finansowymi.

Kiedy właściciel ma bezpośredni dostęp do korespondencji, może natychmiast zareagować – skonsultować temat z księgowym, przesłać odpowiednie dokumenty lub złożyć wyjaśnienia. To znacznie skraca czas reakcji i daje większe poczucie bezpieczeństwa.

Obowiązki związane z e-Doręczeniami

Przedsiębiorca, który założył skrzynkę do e-Doręczeń, ma obowiązek korzystać z niej we wszystkich kontaktach z urzędami i instytucjami publicznymi (chyba, że przepisy przewidują wyjątki od tej zasady), które również posługują się tym systemem. Dotyczy to nie tylko odbierania korespondencji, ale również jej wysyłania.

Jeśli przedsiębiorca wyśle pismo inną drogą lub na adres, który nie figuruje w Bazie Adresów Elektronicznych (BAE), jego wiadomość może zostać uznana za prawnie nieskuteczną. To oznacza, że formalnie nie zostanie doręczona, mimo że fizycznie dotarła do urzędu.

Jest to szczególnie ważne w okresie przejściowym, kiedy nie wszystkie organy administracji dysponują adresem do e-Doręczeń. Przedsiębiorcy mogą przez pomyłkę korzystać z dotychczasowych form komunikacji elektronicznej, a to grozi poważnymi konsekwencjami, np. kiedy właściciel firmy prześle odwołanie od decyzji administracyjnej na zwykły adres e-mail, urząd może uznać, że go nie otrzymał, a termin na jego złożenie już minął.

Korzyści z wprowadzenia e-Doręczeń

Dla firm e-Doręczenia to realne ułatwienie w codziennym kontakcie z urzędami. Do największych korzyści można zaliczyć:

• urzędowe potwierdzenie doręczenia – w razie kontroli, sporu z urzędem albo postępowania podatkowego przedsiębiorca ma dowód, że działał terminowo i zgodnie z prawem;
• szybki dostęp do korespondencji – powiadomienia o nowych pismach przychodzą od razu, co ułatwia dotrzymanie ważnych terminów i ogranicza ryzyko opóźnień;
• wysoki poziom bezpieczeństwa – dokumenty są chronione przed dostępem osób nieuprawnionych, w przeciwieństwie do tradycyjnych e-maili lub listów, które mogą trafić do niewłaściwego adresata albo zgubić się na etapie dostarczania;
• wygoda – cała korespondencja z urzędami odbywa się przez internet, bez konieczności wychodzenia z domu, stania w kolejkach z awizem lub w urzędach czy korzystania z innych, stacjonarnych usług pocztowych.

Warto pamiętać, że ciągle trwa jeszcze okres wdrożenia. Pojawiają się trudności techniczne, które powinny zostać wyeliminowane do czasu, kiedy z e-Doręczeń zaczną korzystać wszyscy przedsiębiorcy.

Jesteśmy na  Google News. Dołącz do nas i śledź  Silesion.pl  codziennie. Obserwuj Silesion.pl!

Wszelkie materiały promocyjno-reklamowe mają charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowią one podstawy do wzięcia udziału w Promocji, w szczególności nie są ofertą w rozumieniu art. 66 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (Dz. U. 2020, poz. 1740 z późn. zm.).