Małe sklepy a system kaucyjny – obowiązki, koszty i szanse dla przedsiębiorców

Od 2025 roku system kaucyjny stanie się elementem codziennego funkcjonowania wielu placówek handlowych w Polsce. Nowe przepisy nakładają obowiązek odbioru pustych opakowań po napojach na większe sklepy, a mniejszym dają możliwość dobrowolnego uczestnictwa w systemie. Dla właścicieli małych oraz średnich sklepów to zmiana, która wiąże się z określonymi kosztami, decyzjami logistycznymi oraz potencjalnymi szansami na zwiększenie liczby klientów i budowanie pozytywnego wizerunku placówki. Artykuł przedstawia najważniejsze aspekty z perspektywy przedsiębiorcy: regulacje prawne, koszty wdrożenia oraz możliwe korzyści rynkowe.

Kto ma obowiązek uczestnictwa, a kto wybór

Nowe zasady wprowadzane przez Ministerstwo Klimatu i Środowiska wyraźnie rozdzielają obowiązki sklepów w zależności od ich powierzchni. Placówki handlowe powyżej 200 m² będą zobowiązane do przyjmowania pustych opakowań po napojach: plastikowych butelek do 3 litrów, butelek szklanych wielokrotnego użytku oraz puszek aluminiowych do 1 litra. Oznacza to konieczność zaplanowania miejsca na punkt odbioru, zatrudnienia lub przeszkolenia personelu, a w wielu przypadkach – instalacji urządzenia przyjmującego opakowania.

Małe sklepy, których powierzchnia nie przekracza 200 m², mogą uczestniczyć w systemie dobrowolnie. Przepisy umożliwiają im podjęcie samodzielnej decyzji, czy chcą zostać punktem zwrotu opakowań. Z jednej strony oznacza to brak obowiązków ustawowych, ale z drugiej może przekładać się na oczekiwania klientów, którzy będą szukać rozwiązań najbliżej swojego miejsca zamieszkania.

Warunki techniczne i koszty wdrożenia

Uczestnictwo w systemie, zarówno obowiązkowe, jak i dobrowolne, wymaga odpowiedniego przygotowania technicznego. Sklepy mogą skorzystać z dwóch modeli przyjmowania opakowań: ręczny odbiór przez pracowników lub instalacja butelkomatu.

Automatyczne urządzenia, czyli butelkomaty, umożliwiają sprawne przyjmowanie opakowań, rozpoznawanie kodów kreskowych oraz wydruk potwierdzenia dla klienta. Ich ceny, w zależności od pojemności i dodatkowych funkcji, wahają się w przedziale od 30 000 do 100 000 zł. Koszt może wzrosnąć w przypadku modeli z funkcją kompaktowania opakowań czy integracji z aplikacjami mobilnymi.

Dla małych sklepów często bardziej realna jest alternatywa w postaci ręcznego przyjmowania zwrotów. Oznacza to wyznaczenie miejsca na przechowywanie opakowań oraz wdrożenie odpowiedniego systemu ewidencji i rozliczeń. Wiąże się to również z dodatkowymi obowiązkami dla personelu – obsługa, rozliczanie kaucji, utrzymanie czystości i logistyka odbioru.

Finansowanie i wsparcie dla przedsiębiorców

W związku z kosztami, jakie generuje wdrożenie nowych rozwiązań, opracowano mechanizmy wsparcia dla sklepów zainteresowanych udziałem w systemie. Ministerstwo Klimatu i Środowiska, wspólnie z operatorami planowanego systemu kaucyjnego, zapowiada programy współfinansowania zakupu urządzeń i adaptacji lokali.

Planowane instrumenty obejmują:

• dofinansowanie zakupu butelkomatów dla placówek do określonej powierzchni
• możliwość rozłożenia inwestycji na raty w ramach leasingu operacyjnego
• wsparcie techniczne i szkoleniowe dla sklepów przystępujących do systemu dobrowolnie

Dodatkowo, właściciele sklepów będą mogli liczyć na pomoc organizacyjną i dostęp do materiałów informacyjnych skierowanych do klientów. Według przewidywań resortu, pierwszy program wsparcia ma ruszyć jeszcze przed końcem 2024 roku.

Wpływ na codzienną działalność sklepu

Decyzja o udziale w systemie kaucyjnym może wpłynąć na codzienne funkcjonowanie sklepu zarówno w kwestiach organizacyjnych, jak i obsługi klienta. Ważnym elementem wdrożenia będzie dostosowanie harmonogramów wysyłki i odbioru opakowań – w przypadku małych placówek może to wymagać współpracy z zewnętrznym operatorem logistyki zwrotnej.

Należy także rozważyć aspekty związane z sezonowością. Latem, gdy wzrasta sprzedaż napojów, rośnie liczba zwrotów, co może wymagać zwiększonej liczby odbiorów oraz miejsca na przechowywanie opakowań. Zimą zmniejszony ruch pozwala na bardziej elastyczną organizację systemu – te zmienne mogą mieć wpływ na analizę rentowności udziału w systemie.

Obsługa zwrotów to także konieczność przygotowania procedur i materiałów informacyjnych dla personelu. To pracownicy punktu sprzedaży będą odpowiadać za bezpośredni kontakt z klientem, rozliczenie każdej transakcji i rozwiązanie ewentualnych niejasności.

Możliwości biznesowe i korzyści z udziału

Dobrowolny udział w systemie może jednak przynieść konkretne korzyści marketingowe i handlowe, szczególnie w przypadku konkurencji lokalnej. Sklepy przyjmujące opakowania będą mogły liczyć na większy przepływ klientów, także tych okazjonalnych, co zwiększa szansę na większe zakupy przy okazji wizyty.

Oprócz funkcji praktycznej, udział w systemie może wpłynąć na postrzeganie społecznej odpowiedzialności firmy. Działalność proekologiczna – w tym umożliwienie klientom wygodnego recyklingu – staje się dla wielu konsumentów czynnikiem przy wyborze miejsca zakupu.

Niektóre sklepy planują połączenie systemu kaucyjnego z programami lojalnościowymi lub promocjami – na przykład rabatami za każdą zwróconą butelkę, możliwościami zbierania punktów lub zakupów premiowanych. Tego rodzaju rozwiązania, znane z rynków skandynawskich, skutecznie zwiększają średnią wartość koszyka.

Rola operatora systemu kaucyjnego

Po stronie obsługi technicznej i logistyki całego systemu ma stanąć wybrany operator krajowego systemu kaucyjnego. Jego zadaniem będzie organizacja transportu pełnych opakowań, ich magazynowania, przygotowania do recyklingu, a także rozliczania kaucji między sklepami a producentami napojów.

Zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa, operator będzie zapewniał:

• umowy z placówkami handlowymi
• wsparcie logistyczne i odbiór opakowań
• dostęp do panelów rozliczeniowych umożliwiających dokładne ewidencjonowanie zwrotów

W takim modelu sklep pełni rolę pośrednika między klientem a systemem, zajmując się fizycznym odbiorem opakowań i przekazywaniem ich dalej w ustalonym harmonogramie.

Przykłady funkcjonowania z zagranicy

Kraje posiadające długoletnie doświadczenie z systemami kaucyjnymi oferują przykłady różnych modeli współpracy z małymi sklepami. W Norwegii i Niemczech większość placówek, niezależnie od powierzchni, uczestniczy w systemie. Ich właściciele raportują, że mimo początkowych trudności organizacyjnych, udział w systemie poprawił widoczność sklepu w lokalnej społeczności i zwiększył częstotliwość wizyt klientów.

W Estońskim systemie opakowania są zwracane nie tylko w sieciach handlowych, ale także w kioskach i niewielkich punktach usługowych, które otrzymują określoną opłatę za przyjęcie każdej butelki. Dla wielu takich placówek zwroty opakowań stanowią dodatkowe źródło przychodu, szczególnie w lokalizacjach o dużym natężeniu ruchu turystycznego.

Litwa, która wdrożyła system depozytowy w 2016 roku, zanotowała wzrost udziału małych sklepów w sieci punktów zwrotu już po pierwszym roku funkcjonowania. Wprowadzenie kompaktowych butelkomatów, które nie wymagają zbyt wiele miejsca, umożliwiło większą elastyczność w dostosowaniu placówek do nowych wymogów.

Planowanie decyzji – co warto wziąć pod uwagę

Dla właścicieli małych sklepów kluczowe będzie realistyczne podejście do decyzji o udziale w systemie i oszacowania potencjalnych skutków organizacyjnych, finansowych i handlowych. Należy przeanalizować:

• czy lokalizacja sklepu generuje duży ruch klientów kupujących napoje
• ile miejsca technicznie można przeznaczyć na zwroty
• jak łatwo będzie zorganizować logistykę odbiorów
• czy istnieje możliwość skorzystania z dotacji lub współpracy z dostawcami

W przypadku sklepów w gęsto zaludnionych osiedlach, rejonach turystycznych lub miejscach pozbawionych punktów zwrotu, uczestnictwo w systemie może przynieść wymierne efekty handlowe. Placówki w mniej ruchliwych lokalizacjach muszą uważniej ocenić stosunek kosztu do potencjalnych korzyści.

Edukacja pracowników i klientów

Niezależnie od formy uczestnictwa, właściciele sklepów będą musieli zadbać o przygotowanie personelu do realizacji procesu zwrotu. Podstawowe kwestie to znajomość rodzajów opakowań objętych systemem, zasady rozliczania zwrotów oraz obsługa ewentualnych reklamacji.

Ważnym aspektem jest także przekaz informacji klientom. Plakaty, materiały przy kasach czy krótka informacja ustna mogą pomóc uniknąć nieporozumień i zwiększyć zaangażowanie klientów. Zwroty należy komunikować jako dostępny i wygodny element usług sklepu – nie jako uciążliwy obowiązek.

Obecność w systemie może także zostać podkreślona przez umieszczenie odpowiedniego oznakowania (np. naklejki „Tu oddasz butelkę”), co ma znaczenie marketingowe w kontekście rozpoznawalności i przyciągania klientów.

Przyszłość udziału placówek handlowych w recyklingu

Choć system kaucyjny to tylko jeden z elementów zmian w gospodarce odpadowej, jego wdrożenie w sklepach może wyznaczyć kierunek dalszych regulacji. W kolejnych etapach możliwe jest objęcie systemem również innych grup opakowań – jak kartony po mleku czy opakowania wielomateriałowe – co rozszerzy katalog obowiązków, ale także zwiększy znaczenie sklepu jako punktu recyklingu.

Właściciele placówek handlowych, którzy zdecydują się na udział w systemie na jego wczesnym etapie, mogą zyskać nie tylko z punktu widzenia obrotów, ale także gotowości do przyszłych regulacji. Dostosowanie się już teraz oznacza przewagę w procesie adaptacyjnym oraz gotowość do działania w warunkach zmieniających się wymagań konsumenckich i legislacyjnych.

Jesteśmy na  Google News. Dołącz do nas i śledź  Silesion.pl  codziennie. Obserwuj Silesion.pl!

Wszelkie materiały promocyjno-reklamowe mają charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowią one podstawy do wzięcia udziału w Promocji, w szczególności nie są ofertą w rozumieniu art. 66 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (Dz. U. 2020, poz. 1740 z późn. zm.).

O autorze