Jak AI automatyzuje branżę księgową?

Dynamiczny rozwój sztucznej inteligencji (AI) ma bardzo duży wpływ również na księgowość. Automatyzacja procesów finansowych staje się nieodzownym elementem zarówno w biurach księgowych, jak i w samych firmach będących ich klientami, niezależnie od wielkości. Dzięki AI możliwe stało się nie tylko zautomatyzowanie rutynowych zadań, ale również wsparcie księgowych w bardziej zaawansowanych analizach, redukcja błędów oraz optymalizacja kosztów operacyjnych.

Rozwój cyfrowej księgowości

W tradycyjnych modelach prowadzenia księgowości przetwarzanie danych było czasochłonne i podatne na błędy. Dzisiejsze systemy, zasilane przez AI, są w stanie przetwarzać ogromne ilości informacji w sposób szybki i dokładny, co otwiera nowe możliwości dla firm i biur księgowych. Coraz więcej przedsiębiorstw, niezależnie od branży, sięga po cyfrowe rozwiązania księgowe, które umożliwiają automatyzację fakturowania, rozliczeń podatkowych, kontrolę kosztów oraz generowanie raportów finansowych w czasie rzeczywistym.

Automatyzacja księgowości jawi się jako przyszłość branży. Dzięki AI firmy mogą zredukować błędy ludzkie, przyspieszyć przetwarzanie danych oraz obniżyć koszty operacyjne. Przedsiębiorstwa, które zdecydują się na inwestycję w nowoczesne technologie, zyskają przewagę konkurencyjną, a także zwiększą efektywność swoich procesów biznesowych. W szczególności małe i średnie przedsiębiorstwa mogą bardzo skorzystać na automatyzacji rutynowych zadań księgowych.

Korzyści i potencjalne wyzwania automatyzacji

Interakcja pracowników z systemami AI doprowadza do wykładniczego wzrostu ich produktywności i świadomości procesów zachodzących w firmie. Szkolenie zespołu z zakresu komunikacji z AI oraz efektywnego wykorzystywania dostępnych narzędzi może przynieść oszczędności na poziomie nawet 86% na wielu procesach, takich jak przetwarzanie danych, analiza finansowa czy raportowanie. Nauka interakcji i sposobu komunikacji z AI umożliwia również cyfrową optymalizację firmy, bazując na mapie cyfrowej transformacji oraz myśleniu algorytmicznym.

Produktywność to nie tylko szybkie wykonywanie zadań, ale również umiejętność znajdowania i tworzenia struktur, które efektywnie działają w marketingu, sprzedaży czy w komunikacji z AI. Kluczowy jest uporządkowany system organizowania i przetwarzania informacji – to spokojna głowa i przestrzeń dla kreatywności, co sprzyja tworzeniu innowacyjnych rozwiązań oraz bardziej efektywnej pracy.

Jednak wdrożenie AI w księgowości to także pewne wyzwania, szczególnie dla firm, które nie posiadają odpowiedniego zaplecza technologicznego lub zasobów do adaptacji nowych narzędzi. Konieczne jest również zapewnienie odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa danych, ponieważ księgowość opiera się na poufnych informacjach finansowych.

AI jako wsparcie, nie zastępstwo

AI nie zastąpi księgowych – technologia powinna być postrzegana jako wsparcie dla specjalistów, a nie ich zastąpienie. Automatyzacja rutynowych zadań daje księgowym więcej czasu na skupienie się na strategicznych aspektach pracy, takich jak analiza danych, doradztwo biznesowe czy planowanie finansowe. AI może wykonywać powtarzalne zadania szybciej i precyzyjniej, ale rola księgowego jako doradcy pozostaje niezastąpiona. Kluczem jest organizacja, a w tym przypadku bohaterem nie jest produkt czy usługa, ale klient. Właśnie z myślą o nim automatyzacja powinna wspierać procesy, a nie zastępować osoby odpowiedzialne za ich wykonanie.

Odpowiedzialność księgowych w wykorzystaniu AI

Księgowi odgrywają kluczową rolę w odpowiedzialnym wdrażaniu i wykorzystywaniu sztucznej inteligencji w procesach finansowych. Wymaga to ciągłego rozwijania kompetencji, zarówno w zakresie samej technologii, jak i jej etycznych implikacji. Edukacja i regularne aktualizowanie wiedzy na temat AI oraz umiejętność krytycznej oceny systemów są niezbędne do efektywnego i bezpiecznego wdrożenia nowych rozwiązań.

Księgowi powinni tworzyć i wdrażać etyczne wytyczne, które będą regulować sposób korzystania z AI w firmie oraz przeprowadzać regularne audyty, aby upewnić się, że systemy działają zgodnie z normami. Ważne jest także zachowanie profesjonalnego sceptycyzmu i krytyczne ocenianie wyników generowanych przez AI, co pozwoli utrzymać równowagę między efektywnością a etyką.

Równie istotna jest transparentność w komunikacji – klienci powinni być informowani o tym, że w procesach księgowych wykorzystywana jest sztuczna inteligencja, a decyzje podejmowane przez systemy AI muszą być odpowiednio wyjaśniane i w pełni zrozumiałe.

Cyfryzacja księgowości u przedsiębiorców

Cyfrowa księgowość i automatyzacja to klucz do sukcesu w dynamicznie zmieniającym się środowisku biznesowym. Warto, aby przedsiębiorstwa w miarę możliwości zaczynały wdrażanie rozwiązań automatyzujących procesy księgowe już na wczesnym etapie swojego rozwoju. Usprawnienia te pozwalają firmom nie tylko efektywniej zarządzać finansami, ale również lepiej przygotować się na przyszłe wyzwania, takie jak zmiany w regulacjach prawnych czy rosnące wymagania związane z raportowaniem finansowym.

Inwestycja w AI może zapewnić sukces

Wykorzystanie sztucznej inteligencji w księgowości nie jest już przyszłością – to teraźniejszość, która zmienia sposób, w jaki firmy zarządzają swoimi finansami. Automatyzacja procesów księgowych pozwala na efektywniejsze prowadzenie działalności gospodarczej, zmniejsza ryzyko błędów i pozwala księgowym skupić się na bardziej wartościowych aspektach swojej pracy. Inwestycja w AI i cyfryzację księgowości staje się kluczowym czynnikiem dla długoterminowego sukcesu biznesu.

Autorką artykułu jest Anita Gołębiewska CEO Hive Tax Sp. z o.o.

***

Anita Gołębiewska – Liderka z ponad 20-letnim doświadczeniem w branży księgowej, które zdobywała prowadząc księgowość międzynarodowych korporacji oraz rekrutując i zarządzając zespołami liczącymi kilkadziesiąt osób. Współtworzyła spółki SuperKsięowa S.A i CashDirector S.A odpowiadała za wdrożenie usługi mOrganizer w mBanku.

Zbudowała OSCBR jedną z największych sieci księgowych. Przez 6 lat pełniła funkcję Dyrektora Zarządzającego Ogólnopolskiej Sieci Certyfikowanych Biur Rachunkowych (OSCBR), gdzie była odpowiedzialna za nadzór operacyjny, współpracę ze strategicznymi partnerami oraz dynamiczny rozwój sieci. Obecnie sieć zrzesza ponad 3000 biur rachunkowych w całym kraju.

Pomysłodawczyni i autorka innowacyjnych programów edukacyjnych, takich jak Ogólnopolskie Cyfrowe Rewolucje Księgowe oraz „Bądź Gotowy na KSeF” pod patronatem honorowym Ministerstwa Finansów. Jej pasją jest nieustanne dążenie do podnoszenia standardów i innowacyjności w branży księgowej.

Mentorka w Sieci Przedsiębiorczych Kobiet, Członkini Rady Programowej w Wyższej Szkole Przedsiębiorczości i Administracji, Niezależna Licencjonowana Trenerka i Mówca Motywacyjny John Maxwell Team, certyfikowany mentor i coach business EMCC.

W 2024 roku ukończyła studia podyplomowe na Akademii Leona Koźmińskiego na kierunku Lider Innowacji, co dodatkowo wzbogaciło jej kompetencje w zakresie zarządzania innowacjami.

Wszelkie materiały promocyjno-reklamowe mają charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowią one podstawy do wzięcia udziału w Promocji, w szczególności nie są ofertą w rozumieniu art. 66 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (Dz. U. 2020, poz. 1740 z późn. zm.).