5 głównych wyzwań wynikających z integracji z KSeF
Eksperci radzą, żeby przystąpić do systemu jeszcze w okresie fakultatywnym
Przesunięcia terminu obowiązkowego przystąpienia do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) sprawiły, że wiele firm odłożyło przygotowania na później. Eksperci jednak ostrzegają – to ostatni moment, aby wrócić do prac, zanim presja czasu i kumulacja obowiązków zaczną utrudniać wdrożenie. Tym bardziej, że przedsiębiorcy mogą mierzyć się z kilkoma kluczowymi wyzwaniami: rotacją kadry, koniecznością dostosowania się do innych zmian prawnych, uzyskaniem zgody central w przypadku zagranicznych firm, koniecznością ręcznego zbierania danych przed wdrożeniem automatyzacji oraz ryzykiem awarii systemu. Jak skutecznie przygotować się do KSeF i uniknąć problemów? Podpowiadamy, na co zwrócić uwagę.
Termin wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zbliża się wielkimi krokami. Od lipca zeszłego roku firmy mogły korzystać z systemu dobrowolnie, jednak już w 2026 roku stanie się on obowiązkowy. Ministerstwo Finansów zakłada, że wejście w życie KSeF przyniesie organizacjom szereg korzyści: od usprawnienia procesów księgowych, zwiększenia przejrzystości operacji aż do obniżenia kosztów administracyjnych. Jednocześnie gąszcz regulacji techniczno-prawnych budzi obawy czy przedsiębiorstwa zdążą z przygotowaniami na czas. Pomimo spekulacji o kolejnym, możliwym przesunięciu daty wdrożenia, nie pojawiły się żadne oficjalne informacje na ten temat. Potwierdza to, że luty 2026 r. pozostaje wiążącym terminem.
- Rotacja kadry – pracownicy odchodzą, ale przygotowania do KSeF zostają
Niestabilność harmonogramu ministerialnego w kwestii przyjęcia elektronicznych e-faktur bez wątpienia przysporzyła dodatkowych wyzwań. Wydłużający się proces wpływa na organizację pracy. Od chwili rozpoczęcia projektów wdrożeniowych do teraz w wielu przedsiębiorstwach nastąpiły zmiany personalne. Rotacja w działach księgowości, IT czy compliance oznacza konieczność ponownego wdrażania nowych pracowników. Wiedza i doświadczenie zdobyte przez wcześniejsze zespoły często nie są w pełni przekazywane, co wymaga dodatkowych szkoleń, wydłużając w efekcie czas adaptacji. Przedsiębiorcy oprócz samego dostosowania do wymogów KSeF, muszą więc zadbać o skuteczny transfer wiedzy i zapewnienie ciągłości, aby uniknąć niepotrzebnych opóźnień.
- KSeF to nie jedyne wdrożenie, jakie czeka przedsiębiorców w najbliższym czasie
Jak twierdzi Monika Zaród, Head of Innovation & Software Products w NTT DATA Business Solutions, firmie odpowiedzialnej za wdrożenia SAP, dla przedsiębiorstw, które jeszcze nie rozpoczęły przygotowań, zbliżający się termin stanowi ostateczny sygnał, że czas działać. Etapowe wdrażanie zmian pozwoli na systematyczne przetestowanie nowych rozwiązań i zapewnienie płynnego przejścia do nowej rzeczywistości rozliczeniowej.
– W związku ze zmianami terminów wiele firm odłożyło prace przygotowawcze. Dla przedsiębiorstw, szczególnie tych działających w produkcji, ważne jest stworzenie bufora czasowego – na zamknięcie miesiąca, przetworzenie dokumentów oraz wprowadzenie niezbędnych poprawek, aby uniknąć startu w okresie obowiązkowym, który nie pozostawia marginesu na błędy. Dlatego firmy nie powinny zwlekać ze wznowieniem działań wdrożeniowych KSeF. Nie zapominajmy, że aktualny czas jest dla firm również dość intensywny pod kątem pozostałych modernizacji w księgowości. Oprócz KSeF, obowiązuje nas jeszcze implementacja JPK_KR_PD oraz JPK_ST_KR. Trzeba rozplanować działania w taki sposób, by się nie nakładały. – przypomina i radzi Monika Zaród.
- Zawiłości prawne – polskie oddziały zagranicznych korporacji muszą współpracować z centralą
Odpowiednio wczesne rozpoczęcie przygotowań do KSeF jest szczególnie istotne w przypadku polskich oddziałów zagranicznych korporacji, które pod pewnymi względami podlegają centrali. Dotyczy to np. podejmowania ostatecznych decyzji czy akceptowania budżetu. Wdrożenie systemu wymaga więc nie tylko dostosowania do lokalnych przepisów, ale także uwzględnienia globalnych standardów obowiązujących w danej organizacji.
– Na własnym przykładzie możemy stwierdzić, że uzyskanie zgód od centrali to proces wymagający czasu i sporządzenia precyzyjnej dokumentacji. W przypadku wdrożenia KSeF w NTT DATA Business Solutions konieczne było zaangażowanie globalnego zespołu IT, który analizował nasze działania, weryfikował planowane modyfikacje i oceniał ich zgodność z globalnymi standardami firmy. Jednocześnie część zmian musiała zostać ograniczona ze względu na międzynarodową standaryzację procesów. Dodatkowym wyzwaniem było przeszkolenie zagranicznych zespołów – musieliśmy zapewni
pełne zrozumienie wdrażanego rozwiązania do obsługi KSeF i zarządzanych w nim procesów, aby nasi decydenci mieli pewność, że wdrażane zmiany są spójne z polityką centrali – opowiada Head of Innovation & Software Products w NTT DATA Business Solutions.
Niewykluczone też, że w niektórych organizacjach pewne zagadnienia będą wymagały dogłębnej analizy merytorycznej, aby określić właściwe podejście do ich wdrożenia. W tym wypadku trzeba będzie skonsultować je z odpowiednimi doradcami. Firmy dysponujące własnym działem prawnym mogą liczyć na jego wsparcie, jednak nie wszystkie przedsiębiorstwa mają takie zasoby wewnętrzne. Oznacza to, że będą musiały skorzystać z pomocy zewnętrznych ekspertów.
- E-fakturowanie można zautomatyzować, ale najpierw trzeba wiedzieć, na czym ono polega
Kulminacyjnym etapem wdrożenia KSeF jest przystosowanie się do samego procesu e-fakturowania. Jak zauważa Monika Zaród, początkowo może to przysparzać stresu zespołom księgowym, które muszą zadbać o poprawność każdej operacji. Dlatego ważne jest odpowiednie zaplanowanie autoryzacji faktur, ponieważ na początku mogą pojawić się luki, na przykład brak numeru klienta czy niekompletne dane. Z tego względu już na etapie przygotowań warto dokładnie przeanalizować ten proces. Pomoże to uniknąć błędów.
– Oczywiście przedsiębiorstwa mają do dyspozycji systemy umożliwiające pełną automatyzację procesów, co w przypadku dużych organizacji jest wręcz niezbędne. Jednak na początkowym etapie wdrożenia zalecamy, aby – w miarę możliwości – część operacji przeprowadzać ręcznie. Pozwala to lepiej zrozumieć działanie systemu, wychwycić potencjalne błędy i dopracować procedury przed pełnym przejściem na automatyzację. Takie podejście daje zespołom księgowym więcej czasu na testy i eliminację nieprawidłowości, co wprawdzie może wydłużyć okres przygotowawczy, ale znacząco zmniejsza ryzyko problemów po wdrożeniu – mówi Zaród.
Dodatkowo firmy coraz częściej planują wymianę faktur z wybranymi dostawcami na etapie testów, co pozwala lepiej przygotować się na pełną integrację z systemem.
– Przystąpienie do KSeF w okresie fakultatywnym daje tę przewagę, że wystawianie e-faktur można wdrażać stopniowo, zaczynając od wybranych dostawców i systematycznie zwiększając ich liczbę, aż do momentu całkowitego przejścia na fakturowanie wyłącznie za pomocą platformy KSeF – dodaje.
- Nie można wykluczyć awarii systemu
Istotną obawą przedsiębiorców mogą być też możliwe awarie. W końcu właśnie z uwagi na między innymi takie ryzyko Ministerstwo Finansów przełożyło wejście Krajowego Systemu e-Faktur z 2024 na 2026 rok. Audyt resortu wykazał krytyczne błędy w systemie, a minister Andrzej Domański przyznał, że ich obecność mogłaby doprowadzić do paraliżu gospodarki. Dla firm każda awaria kluczowych systemów informatycznych wiąże się z poważnymi ryzykami operacyjnymi i finansowymi. Ekspertka NTT DATA Business Solutions przypomina, że z tego względu warto śledzić komunikaty rządowe.
– Ministerstwo Finansów wyszło naprzeciw obawom przedsiębiorców, wprowadzając na swojej stronie internetowej system komunikatów o planowanych przerwach w dostawie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Dzięki temu, firmy będą mogły z wyprzedzeniemdostosować swoje działania i uniknąć niepotrzebnych opóźnień w procesie wystawiania e-faktur. Dodatkowo, na wypadek nagłych problemów, uruchomiona została infolinia, dzięki której przedsiębiorcy mogą uzyskać szybką pomoc i dostęp do niezbędnych informacji – tłumaczy.
Oficjalna Infolinia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) jest obsługiwana przez konsultantów Krajowej Informacji Skarbowej od poniedziałku do piątku w godzinach od 8:00 do 18:00 pod numerami: 22 330 03 30 (z telefonów komórkowych), 801 055 055 (z telefonów stacjonarnych), +48 22 330 03 30 (z zagranicy). Po nawiązaniu połączenia należy wybrać 6.
Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to ogromna zmiana o wymiarze organizacyjnym, technologicznym i mentalnym. Firmy muszą zrozumieć nowe wymagania, dostosować procesy wewnętrzne oraz opanować niezbędne narzędzia informatyczne. Przedsiębiorcy powinni pamiętać, że wdrożenie tego systemu wiąże się nie tylko z kwestiami technicznymi, ale również z zaufaniem do nowych rozwiązań i ich integracją z codziennymi obowiązkami. To duże wyzwanie, które jednocześnie stanowi krok w stronę uproszczenia procesów i większej transparentności w rozliczeniach podatkowych.
– Dlatego tak ważne jest, aby firmy nie odkładały tego zadania na ostatnią chwilę, ponieważ zbliżający się termin wdrożenia będzie zwiększać presję. Rozpoczęcie prac z odpowiednim wyprzedzeniem daje przedsiębiorstwom czas na dokładne przemyślenie i wdrożenie KSeF w uporządkowany sposób, bez ryzyka nerwowego pośpiechu. Co ważne z technologicznego punktu widzenia, wcześniejsze przygotowanie pozwala na opracowanie podejścia, a następnie rozwiązań dostosowanych do indywidualnych potrzeb danej firmy – podsumowuje Monika Zaród.
Jesteśmy na Google News. Dołącz do nas i śledź Silesion.pl codziennie. Obserwuj Silesion.pl!
Wszelkie materiały promocyjno-reklamowe mają charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowią one podstawy do wzięcia udziału w Promocji, w szczególności nie są ofertą w rozumieniu art. 66 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (Dz. U. 2020, poz. 1740 z późn. zm.).
